EXACT Event Manager

Event Manager – monitorování podnikových procesů

EXACT Event Manager představuje řešení pro monitorování podnikových procesů (BAM – Business Activity Monitoring). V procesech neustále vznikají určité události, na které musí společnost (tedy její zaměstnanci) reagovat. EXACT Event Manager umožňuje tyto události zachytit a provést automatickou akci – např. informovat uživatele o vzniku události, zaznamenat informaci o události do podnikového informačního systému, vytvořit potřebné workflow či automaticky vzniklý problém vyřešit.
EXACT Event Manager je nástrojem pro proaktivní předcházení problémům – umožňuje odchytit vznikající problém již v zárodku a upozornit na něj zodpovědnou osobu, popř. umí na problém automaticky reagovat a vyřešit ho. Klíčové osoby tak budou mít vždy informace o běhu jejich procesů, např. o tom, že dochází skladová zásoba nejvíce ziskového produktu. V takovém případě by objednání při nulovém stavu zásoby znamenalo zcela jistě ztrátu, proto je možné reagovat např. při zůstatku 50 kusů a automaticky zaslat objednávku dodavateli.

Propojení s různými datovými zdroji

EXACT Event Manager je možné napojit na libovolnou databázi a je tak možné reagovat na vznik událostí v různých systémech, nejenom v podnikových systémech EXACT Software. Kromě aplikací typu SAP či Microsoft je možné napojení na libovolnou jinou databázi, např. i na specializované na míru vytvořené aplikace.
Uvedená vlastnost umožňuje definovat velké množství událostí v systémech a v procesech, na které má EXACT Event Manager reagovat. Společně s definicí komu upozornění zasílat je vytvořena proaktivně řízená společnost, která ví o problému ještě dříve, než k němu dojde, a může na něj pružně reagovat.
Definice událostí a upozornění jsou určeny pro administrátora systému, běžní uživatelé nepřijdou se systémem EXACT Event Manager přímo do styku, nicméně právě on zpravidla generuje onen počáteční impuls, že je něco špatně, že je s tím něco potřeba udělat.

Přínosy EXACT Event Manager

Mezi hlavní přínosy EXACT Event Manager patří:

• generování výstražných upozornění např. u důležitých termínů smluv, faktur, dodávek apod.,
• preventivní opatření kritických míst ve výrobě,
• řízení rozpočtů, nabídek dodavatelských projektů a závazných rozpočtů na dodávky služeb,
• automatizace elektronických faktur a sledování skladových zásob,
• vytváření spouštěcích mechanizmů pro generování výstrah a hlášení,
• řízení zákaznických karet a účtů, aktivace vzájemného dialogu se zákazníkem,
• automatizace prodejních sil a partnerských dodávek,
• sledování životního cyklu výrobku a kritických stavů komponent na skladě.

Upozornění

EXACT Event Manager umožňuje zasílat upozornění pomocí mnoha komunikačních kanálů, mezi které patří:

• automatizované generování úkolů do workflow,
• odesílání zpráv na pager,
• PDA upozornění,
• fax,
• e-mail,
• telefonické zprávy,
• Crystal reporty v PDF formátu,
• protokoly o chybách.

Další možností, kterou EXACT Event Manager nabízí, je automatické nahrávání dokumentů do aplikace EXACT Synergy Enterprise např. v případě použití scanovací linky. Dokumenty jsou naskenovány do adresáře souboru systémů, což představuje akci pro EXACT Event Manager, který následně spustí specializovaný nástroj pro import dokumentů do EXACT Synergy Enterprise.
EXACT Event Manager může rovněž reagovat na příchozí e-mailové zprávy a provádět s nimi akce – např. na ně odpovídat nebo je ulžit do databáze podnikového informačního systému.
Významným přínosem použití jsou tzv. Event Packs. Jedná se o předem připravené balíky událostí, které zákazníci nejčastěji monitorují v různých podnikových informačních systémech. Existuje např. Event Pack pro EXACT Synergy Enterprise, EXACT Globe a ostatní ERP systémy Exact Software, systémy společnosti Sage, produktovou řadu Microsoft Dynamics či SAP Business One.

Shrnutí EXACT Event Manager

Nástroj EXACT Event Manager představuje „vrstvu na pozadí“. Uživatelům jsou viditelné pouze reakce na události, které EXACT Event Manager monitoruje. Uživatelé často tyto reakce vnímají jako součást podnikových informačních systémů, ve kterých uvedené události vznikají. BAM aplikace nejsou běžným uživatelům tolik „na očích“, ale jejich význam z hlediska korektivních akcí v tradičních podnikových IS je nedocenitelný.

Praktické příklady využití EXACT Event Manager

Následující seznam obsahuje některé z mnoha praktických příkladů využití EXACT Business Analytics.

• automaticky odesílejte elektronické opakované objednávky dodavatelům nebo posílejte upozornění na položky, které jsou k dostání pouze v limitované sérii doobjednávky,
• porovnávejte produktové prognózy se stavem aktuálních objednávek, čímž předejdete nedostatkům, případně nadbytkům,
• identifikujte zvýšení výrobních nákladů, sledujte nadměrné přírůstky a přiřazujte tyto výrobky neodbaveným objednávkám (včetně toho, že upozorníte klienty),
• monitorujte změny ve vývoji „stálých objednávek“ zákazníků (zvláště pak slev uplatňovaných na tyto trvalé objednávky) a upozorněte na ně oddělení prodeje a finanční oddělení,
• identifikujte prodejní objednávky s prošlým datem expirace,
• rozešlete upozornění na nadměrné slevy dle vlastního uvážení aplikované na speciální produktové řady nebo realizované speciálním prodejním personálem,
• monitorujte provize prodejních zástupců nad nebo pod předem stanovený rámec,
• monitorujte výdaje nebo čerpání zaměstnanců nad či pod určitý strop,
• kontrolujte stav nevyřízených objednávek zadaných zákazníky na úvěr a upozorněte oddělení prodeje, financí a samotného klienta,
• informujte oddělení lidských zdrojů o zaměstnancích, u nichž byl evidován abnormálně vysoký (nebo nízký) počet dnů nemocenské,
• udržujte zákazníky informované o stavu nevyřízených objednávek nebo částečných dodávkách,
• upozorněte zákazníky na zaplacení předplatného, u něhož brzy vyprší lhůta, případně ty, co se hlásí o jeho obnovení,
• monitorujte změnu v poměrech týkajících se cenového rozpětí produktu; jestliže se marže propadne pod mezní limit, rozešlete varování,
• identifikujte a rozešlete oznámení o abnormálním růstu ceny pořízeného nebo prodaného zboží,
• monitorujte prodejní výkony; minimální nebo maximální celkové hodnoty u jednotlivých řetězových stavů, region, odvětví, produktovou řadu, prodejce, tým prodejců a tak dále. Rovněž monitorujte minimální nebo maximální průměrnou cenu u každé produktové řady,
• automaticky e-mailujte, faxujte nebo odesílejte elektronické požadavky na doobjednání skladových zásob, jež se vyskytují v nízké kvantitě,
• monitorujte zaměstnance s vykázanými nadměrnými přesčasy,
• jakmile se v prodejním systému záznam o objednávce indikuje jako „potvrzený”, automaticky se faxuje faktura za danou objednávku zákazníkovi,
• distribuujte detaily programu schůzky elektronickou poštou a faxujte několik hodin dříve než bude schůzka zahájena,
• zkontrolujte nově došlý e-mail vztahující se na otázky v oblasti podpory, uvědomte správce účtu příslušného klienta,
• monitorujte oddělení přepravy ohledně přeprav nebo splnění dodávek, které byly těsně před odbavením, ale zpozdily se,
• upozorněte vedení společnosti na fakt, že větší počet e-mailových zpráv týkajících se podpory přichází od určitého klienta.

Tyto a řadu dalších možností nabízí flexibilní mechanismus definice událostí a reakcí na ně v systému EXACT Event Manager.