Elektronické formuláře

Charakteristika řešení

Systém pro správu interaktivních formulářů nabízí podporu distribuce, vyplňování a správy libovolně rozsáhlé sady formulářů instituce či podniku. Značně zjednodušuje proces zpracování dat - odeslání instituci (vlastníku formuláře), správu verzí a podporu práce více osob nad složitějšími formuláři. Uživatelé pracují v přehledném a přívětivém prostředí portálu. K práci je potřeba běžný www prohlížeč a aplikace pro samotné vyplňování formulářů (v případě Adobe platformy běžně dostupný Adobe® Reader®). Řešení nabízí výrazný uživatelský komfort včetně kontextové nápovědy a kontrolních výpočtů. Uživatel má možnost pracovat s verzemi dat formuláře přímo na portálu – především stahovat a odesílat data na instituce (včetně volitelného schvalovacího procesu – jednoduchého workflow). Systém nabízí též definici práv uživatelů na principu přiřazení rolí.

Form Server/Portál je praxí osvědčeného řešení, které nabízí kvalifikovanou správu, pohodlnou obsluhu a v neposlední řadě efektivní přepravu dat z formulářů k dalšímu zpracování. Jedná se o přizpůsobitelné řešení s možností výběru formulářové technologie (Adobe/Software602) s ohledem na požadavky zákazníka.

Hlavní funkce systému

• zajištění správy uživatelů a definice jejich oprávnění v rámci procesu zpracování formulářů,
• úplný rejstřík předloh - šablon formulářů pro autorizované uživatele,
• efektivní správa předloh formulářů - administrační prostředí,
• možnost kvalitního vyplňování dat uživateli formuláře, včetně kontrol a dopočítávání polí,
• zajištění odesílání dat do cílového úložiště, s podporou verzování a elektronického podpisu,
• příjem zaslaných dat a jejich uložení k dalšímu zpracování, potvrzení příjmu dat odesílateli, případně změny stavu zpracování.

Architektura

Základní koncepcí navrhovaného řešení je stavebnicový modulární systém realizovaný logickou třívrstvou architekturou na platformě nezávislé aplikace. Aplikační vrstva je realizována na základě technologií J2EE/.NET., datová vrstva je realizována nad databází ORACLE/MS SQL.

Koncepce řešení

Uživatelské prostředí

Uživatel přistupuje do systému z webu prostřednictvím libovolného webového prohlížeče a k samotnému vyplňování využívá aplikaci, dle konkrétní formulářové technologie, která je zdarma. Podmínkou pro využití všech funkcí portálu (nastavení oprávnění pro práci - role v systému, předvyplňování údajů ve formulářích apod.) je registrace. Uživateli se po přihlášení zobrazí seznam dostupných formulářů, v detailu pak přejde k samotnému stažení. Formulář se otevře v aplikaci, kde uživatel vyplní jednotlivá pole (ve formuláři mohou být zahrnuty kontroly správnosti zadaných údajů, automatické dopočítávání jednotlivých polí, podrobná nápověda apod.). Následně data nahraje zpět na portál, čímž je odešle na cílovou instituci (systém umožňuje nastavení schvalovacího procesu před podáním). Po odeslání a potvrzení příjmu je formulář doručený na instituci, která jej může v prostředí portálu dále zpracovávat, zobrazovat statistiky podání a vyvolávat např. sumáře či statistiky (integrovaná funkcionalita portálu).

Administrační část

Správa uživatelů a institucí – definuje oprávnění přístupu a práv. Lze využít automatické registrace uživatelů (otevřené řešení) nebo plně kontrolované správy s nutností aktivace uživatele administrátorem (omezená registrace). Lze definovat administrátora celého systému nebo umožnit jednotlivým institucím administraci vlastní (pod dohledem centrálního administrátora). Časově náročnou správu lze také zefektivnit napojením či importem již existujících databází.

Správa šablon formulářů – slouží k publikaci formulářů na portálu. V přívětivém prostředí portálu lze publikovat šablonu vytvořenou pomocí příslušného designeru, doplnit detaily včetně nastavení období publikace, termínu podání a přidělit formuláře jednotlivým institucím/uživatelům. Největším přínosem je zjednodušení administrativy, zřetelný především pro provozovatele, ale i pro uživatele portálu – celý proces publikace, sběru a zpracování probíhá plně v el. podobě bez jakýchkoli dalších finančních výdajů a poskytuje mnohonásobně vyšší komfort práce než u tištěných formulářů.

Výhody systému

• výhody na straně uživatelů (zákazníků, občanů) – plně elektronické podání, možnost sdílení formuláře s dalšími uživateli, kontrola vyplněných dat, předvyplňování, automatické výpočty, pokročilá nápověda, možnost souběhu elektronického a „papírového“ zpracování,
• výhody pro poskytovatele – jednoduchá správa a publikace formulářů, plně automatizovaný sběr a možnost dalšího zpracování bez nutnosti přepisu do el. podoby, snížení chybovosti vyplňujících, možnost snadného pořizování či úprav formulářů vlastními silami.

Reference

• CzechTrade/MPO (BusinessInfo.cz),
• Ústav zdravotnických informací a statistiky,
• Český telekomunikační úřad, (uvedeno chronologicky),
• Hospodářská komora ČR,
• Magistrát hl. města Prahy (v realizaci).

Implementace řešení

Implementace probíhá v souladu s normou ISO 9001 a metodikou řízení projektů. Provádí ji výhradně společnost Telefónica Business Solutions. První etapou je prováděcí projekt včetně návrhu designu, následují úpravy na klíč, instalace, testy, školení a akceptace.